Stappenplan EPC

Start in een zo vroeg mogelijk stadium met het verzamelen van informatie over de gebouwen die u wilt gaan verduurzamen, ongeacht of u dit wilt doen met een EPC of niet. Denk hierbij aan energiefacturen, verbruiksdata, meerjarige onderhoudsplannen. Plaats indien nodig extra energiemeters in de gebouwen om zo de huidige situatie beter in kaart te brengen.

Er wordt hier er al van uit gegaan dat er door een opdrachtgever al een keuze is gemaakt om de verduurzaming van zijn vastgoed op te pakken en dat energiebesparing/ CO2-reductie hierbij één van de doelen is

Er zal door een opdrachtgever in beeld gebracht moeten worden wat uiteindelijk de gewenste situatie is. Het opstellen van een duurzaamheidsvisie van het gebouw of meerdere gebouwen, de portefeuille, die je wil verduurzamen kan helpen om richting te geven in de gewenste situatie. Breng daarvoor alle kenmerken in beeld van het gebouw of de gebouwen. Dit geldt niet alleen voor het energieverbruik (Stap 0) maar ook de staat van het onderhoud en de onderhoudsbudgetten. Doe dit zo volledig mogelijk omdat dit document in een latere fase ook aan de markt beschikbaar kan worden gesteld

Maak eventueel een overzichtslijst van mogelijke maatregelen die gerealiseerd kunnen worden. Welke gebouw wordt als eerst verduurzaamd of pak je meerdere gebouwen aan? Welke maatregelen kunnen slim gecombineerd worden (timing en kosten).Vanuit de duurzaamheidsvisie kunnen vervolgens concrete (sub)doelen geformuleerd worden om de gewenste (eind) situatie te bereiken. Het is hierbij van belang om de doelen zo “ SMART’ mogelijk te formuleren. Met SMART wordt bedoeld Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Dit helpt om concreet met de doelen aan de slag te gaan en voor de vervolgstappen. De doelstellingen kunnen zowel kwantitatief, kwalitatief zijn. In het geval van energieprestaties zal het waarschijnlijk vooral om kwantitatieve doelen gaan omdat deze meetbaar zijn.

Afhankelijk van het type organisatie zal hier meer of minder aandacht aan besteed moeten worden. Het creëren van bestuurlijke -en organisatorische draagvlak en dit draagvlak behouden is cruciaal voor een succesvolle implementatie van een ambitieus plan. Het organiseren van dit draagvlak kan op verschillende manieren.

Een aanpak kan zijn:

1. Zorg voor commitment op alle niveaus van de organisatie (bestuur, directie en afdelingen). Communiceer helder en duidelijk nut, noodzaak en meerwaarde van de verduurzamingsopgave.
2. Spreek de verschillende belangen binnen de organisatie uit. Het belang van de afdeling (eigenaar) beheer en onderhoud kan een ander belang zijn dan het belang van de afdeling (eigenaar) projecten of vastgoed. Zeker als daar ook financiële consequenties aan zijn verbonden (“verlies ik mijn potje”).
3. Geef aan hoe je met de belangen omgaat bij deze opgave en zorg dat er een gremium is waar men terecht kan voor tussentijdse terugkoppeling en eventuele escalatie.
4. Betrek in de uitvoering van de verduurzamingsopgave management en medewerkers zodat de opgave ook van hen wordt.
5. Informeer de organisatie zoveel mogelijk ook tussentijds over voortgang en mijlpalen. Daarbij kan ook gebruik gemaakt worden van nieuwsbrieven en/of presentaties in bijvoorbeeld afdeling overleggen.
6. Onderzoek of een “Raad van Advies” ingericht kan worden bestaande uit bijvoorbeeld andere publieke opdrachtgevers eventueel aangevuld met externe experts. De Raad van Advies kan gevraagd worden om “van buiten naar binnen te kijken” en op een hogere abstractieniveau met het projectteam en/of directie te sparren aangaande aangelegenheden die de opgave betreffen. Of een Raad van Advies in het leven moet worden geroepen kan mede afhankelijk zijn van de ambities van de betreffende organisatie. Is de verduurzamingsopgave een incident of is het juist meer structureel bedoeld?

Om een volgende stap te kunnen zetten is capaciteit en expertise noodzakelijk. De samenstelling van het projectteam hangt af van de aard van de opdracht, de verduurzamingsopgave.
Aspecten die daarbij relevant zijn:

• Is de opgave complex, risicovol of financieel omvangrijk?
• Heeft de organisatie reeds ervaring met dit soort opgaves?
• Is het nodig externe expertise in te huren?

Indien de verduurzaming van het vastgoed nieuw is binnen een organisatie dan is het sterk aan te bevelen om gebruik te maken van externe experts. De kennis en ervaringen van hen helpen de organisatie om “beginners fouten” te voorkomen en het “leergeld” van de organisatie te beperken.

Leg het mandaat van het projectteam vast en stel vast wie binnen de organisatie opdrachtgever is. Hier kun je tegen het volgende aanlopen. In geval van bijvoorbeeld de verduurzaming van een gebouw kan men binnen een organisatie te maken krijgen met verschillende “eigenaren/opdrachtgevers”.
Het gaat dan om:

1. De opdrachtgever vanuit de eigenaars- en beheerdersrol
2. De opdrachtgever vanuit de gebruiker.

Wees je bewust dat er binnen een organisatie en daarmee ook binnen een project conflicterende belangen kunnen zijn. Het inrichten van een goede governancestructuur waarin beide belangen vertegenwoordigd zijn kan helpen om de noodzakelijk belangenafwegingen en besluitvorming te organiseren.

Leg de projectscope vast. Dit lijkt eenvoudig maar is dat in de praktijk vaak niet. De projectscope legt de begrenzing van het project vast. Dit komt feitelijk neer op een opsomming van wat valt wel en wat valt niet binnen het project. Vervolgens is het zaak om alleen de activiteiten op te nemen die aantoonbaar bijdragen aan het bereiken van de projectdoelstellingen. Hier zullen binnen de organisatie de nodige gesprekken over plaatsvinden. Hier zit altijd een financieel component bij omdat al deze activiteiten financieel geraamd moeten worden en budget beschikbaar moet worden gesteld.

Een heldere projectscope voorkomt dat er gaandeweg nieuwe doelen of nieuwe activiteiten worden toegevoegd waardoor het project steeds verder af komt te staan van de oorspronkelijke doelstelling. Tot slot is het van belang om ook de randvoorwaarden van het project vast te leggen.

Het gaat bij deze stap niet alleen om een raming van de gewenste energiebesparende maatregelen maar ook om de apparaatskosten waaronder ook de inzet van externe experts, zoals procesbegeleiders, financiële en juridische expertise. Een ander belangrijk onderdeel hierbij zijn de beheeren onderhoudskosten. Ook deze kosten moeten worden geraamd. Het is aan te bevelen om hier de afdeling beheeren onderhoud bij te betrekken. Zij zijn tevens budgethouder van de beheeren onderhoudsgelden. Aangezien de verduurzamingsopgave ook vooral betrekking heeft op de fase na realisatie van de energiebesparende maatregelen is het te overwegen om de budgetten over te hevelen naar het project die ook het aanlegbudget onder zich heeft. Of dit echt strikt noodzakelijk is zal onder meer afhangen van de keuze die binnen de organisatie wordt gemaakt of het projectteam na realisatie van de maatregelen ook het contractbeheer in de onderhoudsfase gaat doen of dat het terug gaat naar de lijnorganisatie.

Actualisatie van de raming tussentijds is noodzakelijk. Hoe verder de voorbereiding van het project is, hoe duidelijker de kosten en risico’s worden. De raming kan daarop worden geactualiseerd. Houd wel goed het scopebeheer in de gaten. Indien activiteiten, scope, wordt toegevoegd moeten daarbij ook de bijbehorende financiële middelen worden toegevoegd. De raming is voorts belangrijke input voor het Financieel model dat later in stap ook behandeld zal worden.

Richt een proces in hoe alle betrokken actoren geïnformeerd zullen worden dan wel deel gaan uitmaken van het projectteam. Begin hier vroeg mee. Zoals in stap 2 is aangegeven is dit van belang voor het organiseren en behouden van draagvlak binnen de organisatie. De actoren /stakeholderswaar aan gedacht kan worden zijn in ieder geval:

- de eigenaar van het gebouw of de afdeling die de eigenaarsrol vervult;
- de beheerders van het gebouw of de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud van het gebouw;
- de gebruikers van het gebouw.
- Inventariseer de belangen, eisen en wensen en maak expliciet hoe je daarmee om gaat.

Stel de scope van het contract op die je aan de markt wil uitvragen. Dit komt grofweg neer op de volgende keuzemogelijkheden:

- alleen energiediensten en leveringen;
- alleen wijzigingen aan het gebouw, de gebouwschil inclusief onderhoud van het gebouw;
- combinatie van beide;
- wel of geen financiering door de markt.
- technische uitgewerkte specificaties (bestek) of functionele specificaties (Programma van Eisen)
- prestatieeisen ten aanzien van de energieprestatie (bijvoorbeeld te behalen energiebesparing, energielabelklasse of BENG-eisen) en /of prestatieeisen ten aanzien van de kwaliteit van het binnenklimaat (lucht, temperatuur, licht en geluid) en/of prestatieeisen overige duurzaamheidsaspecten.

Maak voor het type contract een afweging op de volgende aspecten:

- welke samenwerkingsvorm is gewenst met de markt;
- welke risico-verdeling of risico-overdracht is gewenst;
- welke mate van ontwerpvrijheid krijgt de markt in de uitvraag;
- wat is de gewenste innovatiekracht markt;
- welke financieringswijze (publiek of privaat)wordt er gehanteerd.

Samenwerkingsvormen en risico-verdeling

Er zijn verschillende samenwerkingsvormen met de markt mogelijk. De samenwerkingsvormen onderscheiden zich in de mate waarin verantwoordelijkheden en risico’s worden verdeeld dan wel gedeeld. Bij samenwerkingsvormen waarbij er een verdeling plaatsvindt staan partijen in de regel tegenover elkaar. Het risico hierbij is dat er discussies ontstaan over de precieze verdeling en de verwachtingen die partijen daarover met elkaar hebben. Uiteindelijk draait het hier om voor wiens rekening en risico eventuele problemen zijn.
Daar waar sprake is van delen van verantwoordelijkheden en risico’s is de samenwerking gelijk-waardiger en ontstaat er veel meer een partnerschap waarbij gezamenlijk gezocht wordt naar oplossingen als zich problemen voordoen.

Voor meer informatie over samenwerkingsvormen, kijk in paragraaf 3.3.2 op pagina 13 van de handreiking aanbesteden energieprestatiecontracten.

Ontwerpvrijheid en innovatiekracht

De gewenste mate van ontwerpvrijheid is uiteindelijk van invloed op de keuze van een contractvorm. Hoe meer ontwerpvrijheid aan de markt wordt gegeven in de uitvraag hoe meer ruimte een leverancier/opdrachtnemer krijgt om energiebesparende oplossingen aan te bieden die zo optimaal (effectief en/of kostenefficiënt) mogelijk aansluiten bij de vraag van de opdrachtgever. Niet iedere contractvorm biedt deze ruimte. De meer traditionele contractvormen zijn hier minder geschikt voor. Dit in tegenstelling tot de meer innovatievere (geïntegreerde) contractvormen.

Voor meer informatie over samenwerkingsvormen, kijk in paragraaf 3.3.2 op pagina 15 van de handreiking aanbesteden energieprestatiecontracten.

Financiering

Er zijn twee hoofdvormen van financiering te onderscheiden. Traditionele financiering van verduurzaming door de opdrachtgever. De opdrachtnemer krijgt tijdens de bouw betaald op basis van voortgang van de werkzaamheden. Bij oplevering wordt de laatste termijnbetaling overgemaakt. Vervolgens vinden er periodiek betalingen voor onderhoud en energie plaats De ESCo zorgt hier enkel voor het leveren van de van te voren vastgestelde energieprestaties.

Daarnaast is een variant denkbaar waarbij voorfinanciering van het ontwerp en de bouwwerkzaamheden door de opdrachtnemer plaatsvindt. De ESCo regelt de financiering en laat de opdrachtgever pas betalen vanaf moment van oplevering wanneer er ook daadwerkelijk energieprestaties zichtbaar zijn.

De risicoverdeling tussen de opdrachtgever en leverancier/opdrachtnemer hoeft niet te verschillen tussen beide hoofdvormen van financiering. Uiteraard is het mogelijk de basis allocatie van risico’s die aan de EPC-contracten ten grondslag ligt aan te passen. Belangrijk is dit dan expliciet te vermelden.

Het is aan te bevelen om de contractafweging op een gestructureerde wijze te laten plaatsvinden, eventueel begeleid door een externe expert. Door middel van meerdere afwegingssessies kan tot een kwalitatieve afweging worden gekomen. Het is ook aan te bevelen om de kring van personen die uitgenodigd worden om deel te nemen aan de sessies niet te klein te laten zijn en van iedere “bloedgroep” één of twee personen mee te laten doen. Dit vergroot namelijk de eerder genoemde draagvlak binnen de organisatie die zo cruciaal is bij het uiteindelijk doorzetten van de verduurzamingsopgave.

Kies de meest doelmatige contractvorm. Afhankelijk van de scope kunnen de volgende typencontracten voor een EPC worden onderscheiden:

1. EPC-contract voor leveringen van (installaties en) diensten

Dit contract omvat de levering door de ESCO van goederen en uitrustingen waarvan de ESCO gedurende de looptijd van het contract het onderhoud verzekert. Dit is vooral toepasbaar bij:

- eenvoudige renovaties;
- snelle uitvoeringstermijn;
- contract met een beperkte contractduur, bijvoorbeeld 5 jaar;
- beperkte investering(en);
- korte terugverdientijd van de investeringen.

Het gaat hier naar alle waarschijnlijkheid om een dienstencontract waarin de energieprestatie is omschreven met een boetesysteem als de toegezegde prestatie (de besparing) niet geleverd wordt. Ook kan een bonussysteem overwogen worden indien een hogere prestatie (meer energiebesparing) geleverd wordt dan contractueel verplicht.

2.EPC-contract voor werken (en diensten)

Dit contract omvat naast diensten en leveringen (installaties) ook werkzaamheden aan het gebouw (gebouwschil).
De kenmerken hiervan zijn:

- lange uitvoeringstermijn(en)
- hoge investeringen
- contractduur 10-15 jaar
- lange terugverdientijd;
- contracten zijn moeilijk te financieren.
- grote renovatie of nieuwbouw

De contracten voor werken zijn feitelijk bouwcontracten. Er zijn grofweg drie hoofdsoorten van bouwcontracten ,namelijk:

1. Traditionele contractvormen
2. Geïntegreerde contractvormen
3. De alliantie-achtige contractvormen

Binnen deze hoofdvormen zijn diverse varianten mogelijk. Het onderscheid tussen de hoofdsoorten van bouwcontracten betreft de mate waarin een opdrachtgever taken en verantwoordelijkheden wil overdragen aan een opdrachtnemer of dat hij een gezamenlijke taakuitvoering en verantwoordelijkheid wenst.

Traditioneel contract

In een traditioneel contract is een opdrachtnemer enkel verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden. De ontwerpverantwoordelijkheid voor de energiemaatregelen ligt bij de opdrachtgever. De opdrachtgever schrijft de energiebesparende maatregelen in het contract voor om zo de gewenste energiebesparing te verkrijgen. Het “nadeel” van traditionele contracten is dat er weinig tot geen ruimte wordt geboden aan inbreng van innovatiekracht vanuit de markt ten behoeve van reductie van energieverbruik of het verduurzamen van de energievoorziening.

Geïntegreerde contractvormen

In het geval van een geïntegreerd contract is de leverancier/opdrachtnemer verantwoordelijk voor zowel het ontwerp als de uitvoering van het contract (Design en Build). Soms ook voor het onderhoud (Maintenance-scope) en in een enkel geval ook voor de financiering van de energiebesparingsmaatregelen.

Voordeel van het geïntegreerd bij de leverancier/opdrachtnemer neerleggen van deze taken is dat hij mogelijkheden krijgt om het ontwerp en de uitvoering “slim” op elkaar te laten aansluiten waardoor hij zijn innovatieve en creatieve vermogen onder andere op energiereductie kan inzetten bij deze opdracht. Het is – naast de wijze van uitvoering – vooral het ontwerp dat de mate van (toekomstig) energieverbruik bepaalt. De opdrachtnemer heeft door deze contractvorm de mogelijkheid om bij zijn ontwerp, de engineering en de uitvoering van het beperken en besparen van energieverbruik leidend te laten zijn.

Indien ook het onderhoud aan de scope van het contract wordt toegevoegd (Design Build Maintenance) stimuleert dit een opdrachtnemer om het energieverbruik gedurende de levensduur van het object of in ieder geval gedurende de contractduur te minimaliseren.
Het helpt hierbij wel indien de duur van de onderhoudsfase zo goed mogelijk wordt afgestemd op de levensduur van de verschillende componenten van het object, zodat een leverancier/opdrachtnemer voldoende tijd heeft om zijn investering terug te verdienen.

In een Design Build Finance Maintenance Operate (DBFMO) contract besteedt de opdrachtgever het ontwerp, de bouw, de financiering en het onderhoud en exploitatie van één of meerdere gebouwen in één contract aan. De opdrachtgever betaalt aan de opdrachtnemer een prestatievergoeding voor het volgens contract afgesproken prestaties. De opdrachtnemer betaalt uit deze prestatievergoeding onder andere de door hem aangetrokken financieringen en de daaraan verbonden financieringskosten terug. Deze contractvorm is erg complex en daardoor minder geschikt voor kleinere projecten (hoog risico profiel en hoge transactiekosten).

Alliantie-achtige contractvormen

De alliantie-achtige contractvormen (alliantie, twee fasen-contract en (nieuwe) bouwteam) onderscheiden zich van de andere contractvormen doordat er hier niet sprake is van een volledige toebedeling van taken aan de ene of ander partij maar dat sommige taken gezamenlijk door opdrachtgever en opdrachtnemer worden gerealiseerd. Deze contractvorm is geschikt voor energiebesparende maatregelen die nog in een innovatief stadium verkeren en waar de risico’s nog niet volledig zijn in te schatten Voordeel van deze samenwerking is dat beide partijen zich zullen inspannen om de risico’s te verlagen door de “problemen” gezamenlijk op te lossen in plaats van naar elkaar te verwijzen.
Een opdrachtgever zal de verschillende contractvormen afwegen op de aspecten genoemd onder 7. Deze afweging legt hij vast in een contractafwegingsdocument.

Voor meer informatie over samenwerkingsvormen, kijk in paragraaf 3.3.4 op pagina 16 en 17 van de handreiking aanbesteden energieprestatiecontracten.

Maak een expliciete keuze over de looptijd van het EPC-contract. Een lange contractduur past goed bij contracten waarbij niet (per se) wordt betaald voor het realiseren van energiebesparende maatregelen maar betaald wordt voor het gebruik/verbruik. Door de lange contractduur kan de leverancier/opdrachtnemer zijn investeringen makkelijker terug te verdienen. Als voorbeeld, een contractduur van 15 jaar sluit goed bij de levensduur van klimaatinstallaties (life-cycle benadering). Indien zich op gebouwniveau meerdere typen installaties met verschillende levensduren bevinden, dan kan gezocht worden naar de gemene deler waarbij voor installaties met een levensduur van bijvoorbeeld zeven jaar een keer vervanging in zit.

Een lange contractduur heeft als nadeel dat het weinig flexibiliteit biedt. Als op voorhand duidelijk is dat er (exogene) wijzigingen zijn voorzien die van invloed kunnen zijn op het contract, dan is een lange contractduur misschien niet de beste keuze.

In het Financieel model kunnen verschillende contractduren worden ingevoerd en wordt het effect hiervan op een eenvoudige wijze zichtbaar

Een marktanalyse geeft inzicht of de markt in staat is om te bieden wat een opdrachtgever wenst en ambieert, hoe de markt er uit ziet en/of de gestelde specificaties haalbaar zijn. Een marktanalyse kan op twee manieren te weten: desk research (bijvoorbeeld via internet) en field research, door daadwerkelijk te spreken met marktpartijen. Maak op basis van de marktanalyse een voorlopige keuze wat betreft het contract en de meest toepasselijke aanbestedingsprocedure en werk dit verder uit.

Afhankelijk van de waarde van de opdracht zullen de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn. Er zijn een aantal aanbestedingsprocedures waar een opdrachtgever uit kan kiezen. De meest toegepaste procedures zijn:

• De openbare procedure
• De niet-openbare procedure
• De concurrentiegerichte dialoog

De meest doelmatige aanbestedingsprocedure kan worden bepaald aan de hand van de vraag hoeveel ontwerpen uitvoeringsvrijheid in de inkoopuitvraag aan de markt wordt gela-ten en wat de gewenste informatie-uitwisseling is tussen de opdrachtgever en de gegadig-den in de aanbestedingsprocedure. De concurrentiegerichte dialoog biedt de mogelijkheid voor een vertrouwelijk dialoog met de verschillende gegadigden in een aanbestedingspro-cedure. Voor complexe projecten waarbij de expertise en innovatiekracht van de markt ge-wenst is de concurrentiegerichte dialoog de meest doelmatige procedure. In de Handreiking aanbesteden Energie Prestatie Contracten worden ook andere aanbestedingsprocedures besproken zoals het innovatiepartnerschap. Meer algemene informatie is te vinden op de website van PIANOo.

Voor meer informatie over samenwerkingsvormen, kijk in paragraaf 3.3 vanaf pagina 12 van de handreiking aanbesteden energieprestatiecontracten.

In een marktconsultatie kan de uitgewerkte inkoopuitvraag getoetst worden bij de markt. Moge-lijke onderwerpen zijn:

• technische uitdagingen zoals functionele beperkingen (gebouwaanpassingen, asbest etc.),
• energetische beperkingen (bereik van doelstellingen, beschikbare technieken)
• contractkeuze
• toe te passen aanbestedingsprocedure
• kwalitatieve gunningscriteria

Een marktconsultatie kan op verschillende wijzen plaatsvinden:

• Openbaar
• Schriftelijk (en vertrouwelijk)
• ombinatie van beide

Maak de resultaten van de marktconsultatie geanonimiseerd openbaar om te voorkomen dat de markpartijen die hebben deelgenomen aan de consultatie een kennisvoorsprong hebben.

Voor meer informatie over de het openzetten van een martkconsultatie, kijk in de Handreiking marktconsultatie van PIANOo

Gebruik een financieel model om de geldstromen tijdens de bouwfase en de exploitatiefase van het EPC-contract te doordenken. Het financieel model helpt de contractpartners om zakelijke afspraken te maken. Over gunning van de opdracht, over betalingen en over de financiering. In het financieel rekenmodel zijn twee EPC kunnen twee versies worden doorgerekend. Een EPC -contract zonder financiering en een versie behorend bij een EPC-contract met financie-ring door de ESCo.

Voor meer informatie over het rekenmodel en een link naar de website om het rekenmodel te downloaden vind je hier.

Kies de contractvorm en aanbestedingsprocedure en start de aanbesteding. Let op de aanbestedingsprocedure is een juridische procedure die zorgvuldig dient te worden voorbereid en uitgevoerd. Neem de tijd voor een goede voorbereiding.

In de Handreiking aanbesteden Energie Prestatie Contracten wordt o.a. ingegaan op de verschillende aanbestedingsprocedures die toegepast kunnen worden. De procedure van de concurrentiegerichte dialoog lijkt een geschikte aanbestedingsprocedure te zijn, zeker als de financiering ook door de leverancier/opdrachtnemer verzorgd zal worden.

Op hoofdlijnen zijn de volgende stappen te onderscheiden:

1. Aankondiging van de procedure
2. Aanmelding van de gegadigden
3. Selecteren van de gegadigen (toetsen of ze geschikt zijn en mogen inschrijven)
4. dialoog (optioneel)
5. Indienen inschrijvingen
6. Beoordelen inschrijvingen en gunnen van de opdracht
7. Contract Close
8. Financial Close (optioneel)

De leverancier/opdrachtnemer zal na gunning van het contract aanvangen met de realisatie van de verduurzamings (technische) maatregelen. Deze technische maatregelen, bijvoorbeeld maatregelen aan de installaties en/of de gebouwschil, moeten uiteindelijk leiden tot een verlaging van het energieverbruik in de gebouwen. De leverancier garandeert dit gedurende de looptijd van het EPC. Er zal eerst getoetst moeten worden of de (technische) maatregelen adequaat zijn uitgevoerd. Daarna zal gemonitord moeten worden of de energieprestaties ook daadwerkelijk geleverd worden. Ondanks dat in een EPC de monitoringsverantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer/leverancier is gelegd zal een opdrachtgever ook zelf willen weten of hetgeen afgesproken is ook wordt nagekomen.

Een EPC kent voorts ook een bonus/malus regeling die van toepassing zal zijn bij een negatieve en/of positieve overschrijding van het zogenaamde doelverbruik: het energieverbruik na realisatie van de (technische) maatregelen. Ook hiervoor is het aan te bevelen om als opdrachtgever in staat te zijn om hier een volledig en juist oordeel te kunnen geven.
De opdrachtgever zal daarom ook een contractbeheersorganisatie of contractmanagementorganisatie in moeten richten die na gunning van de opdracht toetst of de leverancier/opdrachtnemer zijn werkzaamheden conform het contract uitvoert en daarbij behorende prestaties levert, het contractmanagement. Onder contractmanagement wordt verstaan: het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt bewaakt of de opdrachtnemer volledig voldoen aan zijn verplichtingen, zodat wordt vol¬daan aan de doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de opdrachtgever. Het is aan te bevelen om de (project)organisatie die de contractvoorbereiding heeft gedaan ook het contractmanagement te laten doen, in ieder geval in de fase van uitvoering van de energiebesparende maatregelen en nog enkele jaren daarna. De projectorganisatie weet exact wat kwalitatief is uitgevraagd en wat dus gemonitord en gemeten moet worden. Ook is het vergoedingenregime (basisvergoeding, lumpsum bijdragen, bonus etc.) voor hen duidelijk. De opdrachtgeversrol kan zo op een goede en professionele wijze worden ingevuld.

Gedurende de looptijd van het contract kunnen echter ook discussies ontstaan tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever, bijvoorbeeld over het goed functioneren van de techniek. Een contractuele escalatieprocedure kan helpen om dergelijke geschillen op te lossen en te voorkomen dat partijen naar de rechter moeten gaan om uit een geschil te komen. In het Contractmodel EPC is een escalatieprocedure opgenomen. De escalatieprocedure voorziet onder andere in de optie voor de opdrachtgever om een onafhankelijke deskundige in te schakelen om (aanvullend) onderzoek doen.

In de beheeren onderhoudsfase van een EPC kan de aansturing van het contract wellicht anders te komen liggen. De afdeling beheeren onderhoud zal het object, de gebouw, waarschijnlijk weer opnemen in de beheeren onderhoudsportefeuille en mee laten gaan in de met de andere objecten in de portefeuille, omdat er ook ander onderhoud aan het gebouw dient plaats te vinden dan hetgeen gecontracteerd is in de EPC.