- Via MyPage, de online service van Octrooicentrum Nederland, krijgen aanvragers beveiligd toegang tot hun octrooiaanvragen bij Octrooicentrum Nederland, en kunnen zij betaalopdrachten verrichten. Dit leidt tot minder papieren post.
- Het Europees Octrooibureau biedt een verbeterde online service: met het nieuwe Front Office kunnen aanvragers octrooiaanvragen indienen in een online omgeving die voor alle landen dezelfde look-and-feel heeft. Octrooicentrum Nederland heeft besloten in 2023 Front Office te implementeren.
- Het periodiek administratief overleg (PAO) blijkt telkens weer een waardevol platform waarop we de laatste ontwikkelingen met onze klanten bespreken en hun vragen wat zij van onze dienstverlening vinden bij het registreren van octrooien.
4.1 Benelux Patent Platform (BPP)
Een belangrijke randvoorwaarde voor een robuuste positionering van Octrooicentrum Nederland is dat het administratiesysteem op en top in orde is. Voor de administratie van octrooien gebruiken we het Benelux Patent Platform (BPP). Onze klanten hebben toegang tot de openbare onderdelen van BPP: het Nederlands octrooiregister en MyPage. Met de uitrol van 3 releases hebben we in 2022 BPP verder verbeterd. Bovendien hebben we met succes het beheer van het unitair octrooi doorgevoerd. Het unitair octrooi is een nieuwe keuzemogelijkheid bij het aanvragen van een octrooi die vanaf juni 2023 beschikbaar is.
4.2 MyPage
MyPage is een Benelux-online service waarmee klanten beveiligd toegang krijgen tot de octrooiaanvragen die ze bij Octrooicentrum Nederland hebben ingediend. Ook kunnen zij vanuit MyPage betaalopdrachten verrichten voor verschillende taksen. Klanten die voor MyPage kiezen, ontvangen geen papieren post meer, met uitzondering van een aantal specifieke octrooidocumenten. Omdat de Nederlandse overheid de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties volgt, stimuleert Octrooicentrum Nederland uitdrukkelijk de overstap naar het elektronische MyPage-systeem.
Op 7 december 2022 organiseerde Octrooicentrum Nederland in Den Haag een MyPage-workshop voor de Benelux-octrooibureaus. Tijdens deze workshop bespraken de deelnemers gezamenlijke successen en uitdagingen. Daarnaast vonden er volop discussies plaats over de toekomst van MyPage en over verdere samenwerkingen tussen de bureaus op het gebied van MyPage. Daaruit bleek dat een nauwere samenwerking tussen de bureaus noodzakelijk is om de manier van werken, zoals accountbeheer, op één lijn te houden.
De workshop heeft geleid tot verschillende vervolgacties, zoals toekomstige MyPage-overleggen en meer gezamenlijke MyPage-workshops met onze partners in België en Luxemburg.
4.3 Kwaliteitsmanagementsysteem
Onze missie, visie en alles wat we als Octrooicentrum Nederland doen, omvatten de elementen betrouwbaarheid, toegankelijkheid en deskundigheid. Met betrouwbaarheid bedoelen we dat we doen wat we zeggen en we zeggen wat we doen. Onze kernkwaliteiten zijn accuratesse en een efficiënte administratieve dienstverlening.
Dat vraagt om een goed kwaliteitsmanagementsysteem. Dat ons systeem goed is, bewijst de ISO9001-certificering die wij in 2022 hebben behaald. Daar zijn we trots op. Maar om deze erkenning te behouden, moeten we laten zien dat we onze processen continu verbeteren. Dit doen we met interne audits (in 2022 meer dan 12), procesoptimalisaties en het stellen van meetbare doelen en kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s). In 2023 volgt een hercertificeringsprocedure.
4.4 Ontwikkelingen online filing: nieuwe Front Office voor Benelux van start
Het Europees Octrooibureau (EOB) is in 2019 een project gestart om het online octrooiaanvraagsysteem te vervangen door het nieuwe zogeheten Front Office. Het idee achter de vernieuwing is dat alle klanten uit de landen die zijn aangesloten bij het Europees Octrooiverdrag, hun octrooiaanvragen kunnen indienen in een online omgeving die voor alle landen dezelfde look-and-feel heeft.
Het EOB is begonnen met pilotprogramma’s in Spanje, Litouwen en Griekenland. Deze pilots zijn succesvol afgerond. In samenspraak met onze BPP-partners België en Luxemburg heeft Octrooicentrum Nederland besloten om vanaf begin 2023 aan dit project deel te nemen. Het nieuwe Front Office zal het huidige online filingsysteem (eOLF) van Octrooicentrum Nederland vervangen.
4.5 Periodiek administratief overleg (PAO)
In het voor- en najaar van 2022 hebben we een periodiek administratief overleg georganiseerd met en voor onze klanten. Aan dit overleg nemen octrooigemachtigden en hoofden van de administratie van gemachtigdenkantoren en formalities officers deel. Doel van deze bijeenkomsten is om onze klanten te informeren en feedback te krijgen over onze dienstverlening. Met dit overleg bieden we onze klanten een platform om voor hen relevante ontwikkelingen te bespreken.
Op de agenda van deze bijeenkomsten stonden onder meer de ontwikkelingen op octrooigebied, zoals de komst van het unitair octrooi in 2023 en de ontwikkelingen rondom de vernieuwingen van de Rijksoctrooiwet 95. Maar we bespraken ook digitale ontwikkelingen met onze klanten, zoals relevante aanpassingen in onze bedrijfsapplicatie BPP of MyPage, en de digitale aansluiting op het portal van het Europees Octrooibureau voor het aanmelden van octrooien (Front Office).