- Een belangrijke randvoorwaarde voor een robuuste positionering van Octrooicentrum Nederland is dat het administratiesysteem op en top in orde is. Dit systeem – het Benelux Patent Platform (BPP) – is essentieel voor de interne bedrijfsvoering en voor het contact met klanten. We hebben het afgelopen jaar hard gewerkt om de kwaliteit en continuïteit van BPP verder te verbeteren.
- Onze klanten profiteren van de doorontwikkeling van BPP via verbeteringen aan de bestaande MyPage-module. Tijdens de coronapandemie bleek het elektronisch verkeer via MyPage cruciaal om alle processen goed te laten verlopen.
- De COVID-19-noodwet en aangepaste octrooiverlenings-procedures hebben er ook toe bijgedragen dat we in 2021 onze dienstverlening op peil konden houden.
3.1 Benelux Patent Platform (BPP)
Wij willen onze octrooiaanvragen zo goed en tijdig mogelijk behandelen en octrooien zo goed mogelijk beheren. Voor de administratie van octrooien gebruiken we het Benelux Patent Platform (BPP). Onze klanten hebben toegang tot de openbare onderdelen van BPP: het Nederlands octrooiregister en MyPage.
BPP is essentieel voor de interne bedrijfsvoering en voor het contact met klanten. Het systeem is ook uiterst belangrijk voor uitwisseling van octrooi-informatie met internationale organisaties als het Europees Octrooibureau (EOB) en de World Intellectual Property Organization (WIPO).
De aanbesteding van BPP is in 2021 afgerond en wij blijven samenwerken met onze huidige leverancier. Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan de transitie om de kwaliteit en de continuïteit van het systeem te waarborgen. Zo is groot onderhoud uitgevoerd aan BPP, waarbij onder andere data verplaatst zijn naar nieuwe servers. Door deze activiteiten waren het Nederlands octrooiregister en MyPage enkele dagen niet bereikbaar.
Met de uitrol van 2 releases zijn het afgelopen jaar verbeteringen aangebracht aan de verschillende onderdelen van BPP. Daarnaast zijn opnieuw de voorbereidingen gestart om de administratie van het unitair octrooi te implementeren.
3.2 MyPage
Klanten kunnen in MyPage correspondentie en documenten digitaal ontvangen. Ook kunnen zij vanuit MyPage betaalopdrachten geven voor hun octrooitaksen. Het aantal gebruikers van MyPage is ook in 2021 weer toegenomen. Steeds meer gemachtigdenkantoren kiezen voor ‘MyPage only’. Door deze keuze ontvangen zij geen papieren post meer, met uitzondering van een aantal specifieke octrooidocumenten.
Het elektronisch verkeer via MyPage bleek tijdens de coronacrisis cruciaal om processen goed te laten verlopen.
3.3 Kwaliteitsmanagementsysteem
Octrooicentrum Nederland streeft er voortdurend naar zijn dienstverlening te verbeteren en zo het vertrouwen van zijn klanten te vergroten. Ons kwaliteitsmanagementsysteem speelt hierbij een belangrijke rol. Dat systeem gebruiken we voor het ontvangen en onderzoeken van octrooiaanvragen, en voor het verlenen en beheren van octrooien. We nemen elk octrooiproces eens in de 3 jaar specifiek onder de loep. De resultaten van deze interne audits gebruiken we om de kwaliteit van de processen te optimaliseren.
3.4 COVID-19-noodwet
De COVID-19 noodwet Rijksoctrooiwet 1995 (hierna noodwet genoemd) is ook in 2021 weer elke 2 maanden verlengd. De noodwet geeft de directeur van Octrooicentrum Nederland tijdelijk de bevoegdheid om termijnen uit de Rijksoctrooiwet te verlengen. Doordat octrooihouders in de loop van 2021 nauwelijks meer gebruik maakten van deze termijnverleningen was er, per eind september, geen noodzaak om de noodwet te verlengen.
In de noodwet was de toeslag van 50% bij te late betaling van instandhoudingstaksen op nul gesteld. Dit bood octrooihouders 6 maanden extra tijd om hun jaarlijkse instandhoudingstaks te betalen. Deze regeling is – met het eindigen van de noodwet – ook beëindigd.
3.5 Consequenties corona voor onze dienstverlening
Met de noodwet en aangepaste procedures was het mogelijk om ook in 2021 onze dienstverlening op peil te houden. De bezetting op kantoor bleef beperkt, conform de RIVM-richtlijnen. De bezetting op kantoor werd vooral benut voor de communicatie op papier: poststukken scannen die op papier zijn ingediend en brieven en documenten versturen per (aangetekende) post. De aanvragen en verzoeken werden voornamelijk behandeld vanuit huis. Door deze splitsing in taken liep de verzending van de correspondentie per post vertraging op. In MyPage was de digitale correspondentie wel beschikbaar op de dag na de behandeling van het dossier.
3.6 Andere factoren met invloed op onze dienstverlening
In 2021, en dan vooral in het laatste kwartaal, hebben wij veel octrooiaanvragen vanuit China ontvangen. In Nederland wordt een octrooi ongetoetst verleend en omdat aanvragers in China subsidie ontvangen voor een verleend octrooi, heeft Nederland een aantrekkelijk systeem om zonder veel moeite subsidies te verkrijgen. Veel van deze aanvragen bleken echter niet nieuw te zijn, maar al eerder gepubliceerd. Het grote aantal Chinese aanvragen én de grotere arbeidsintensiviteit om deze te verwerken, hebben invloed op de kwaliteit van onze dienstverlening.
In de lastige arbeidsmarkt van 2021 kostte het veel moeite om nieuwe medewerkers te vinden. Inmiddels zijn enkele nieuwe medewerkers aangenomen en gestart, en in 2022 zal de personele capaciteit nog verder worden uitgebreid.